THỦ THUẬT NHỎ TRONG EXCEL

Để giúp các bạn khai thác các tính năng ưu việt trong công tác
xử lý bảng tính đối với phần mềm MicrosoftExcel, xin giới thiệu một số
thủ thuật được coi là hay nhất của phần mềm này:
Hiển thị đối số của các hàm
Để
xem đối số trong một công thức, hãy nhấn Ctrl- Shift- A. Ví dụ, nếu
bạn gõ =RATE và nhấn Ctrl- Shift -A, bạn có thể nhìn thấy tất cả
các đối số cho hàm này (ví dụ =RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess)).
Nếu bạn muốn biết chi tiết hơn, gõ theo: =RATE
Và nhấn Ctrl+A để hiển thị theo Function Wizard.
Tham chiếu các hàm
Để
tham chiếu các hàm ứng dụng trong Excel, bạn hãy giữ phím Shift-F3,
Excel sẽ đưa ra hộp thoại chứa tất cả các hàm ứng dụng và hướng dẫn các
cú pháp cụ thể cho từng hàm khi bạn di chuyển con trỏ điểm sáng đến
hàm muốn tham chiếu. Đây cũng là cách nhập công thức nhanh mà không cần
gõ toàn bộ cú pháp.
Dùng F9 để tính tạm thời
Nếu
bạn tạo một bản tính có chứa công thức quá dài nên không thể biết ngay
kết quả, bạn có thể kéo con trỏ để chọn một phần của công thức trong
thanh công thức, và ấn phím F9. Lập tức, kết quả của một công thức con
trong dãy công thức của bạn sẽ hiện trên màn hình. Quan trọng hơn, là
bạn không được ấn Enter, một phần của công thức đó sẽ bị mất, nên
để chắc chắn bạn phải ấn phím ESC. Tuy nhiên nếu bạn nhỡ ấn Enter, thì
hãy thử ấn tổ hợp phím Ctrl- Z để phục hồi lại các thay đổi.
Liên kết text box tới dữ liệu trong ô
Bạn
có thể liên kết một text box tới dữ liệu trong một ô của bản tính bằng
cách tạo ra một text box và liên kết công thức trả lại kết quả của ô
đó tới text box.
1. Nhắp vào biểu tượng tạo một text box trên thanh công cụ Drawing. Nhắp vào bảng tính và kéo con trỏ để tạo một text box.
2.
Đưa con trỏ tới thanh công thức, gõ công thức đã cho kết quả tới ô cần
liên kết vào text box. (Ví du: trong ô A1 bạn có số liệu là 2.
Trên thanh công thức, ban gõ =A1). Và ấn Enter.
3. Text hay số
liệu bạn gõ trong ô đã liên kết (ví dụ A1) sẽ xuất hiện trong text box.
Trong ví dụ trên thì text box sẽ có giá trị ở trong là 2.
Bạn có thể di chuyển text box tới một vài bản tính khác trong tập bảng tính nếu bạn muốn.
Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô
Bạn
có thể copy một dãy ô và dán nhanh chúng như một hình ảnh trong một
bản tính. Đây cũng là một cách tinh xảo để dễ dàng nhìn thấy ô nào đó
tại một vài nơi trong bảng tính của bạn. Bạn có thể sử dụng phương pháp
này để in các ô trong một trang. Khi các ô liên kết thay đổi thì các
định dạng này cũng được áp dụng cho các ô được liên kết. Để tạo
một hình ảnh được liên kết, bạn theo các bước:
1. Chọn các ô có chứa dữ liệu gốc.
2. Nhắp vào Copy trên menu Edit.
3. Chọn ô mà bạn muốn dán hình ảnh vừa chọn xuất hiện.
4. Trong khi giữ phím Shift, nhắp vào Paste Picture Link trên menu Edit. Kết quả sẽ cho nhanh chóng.
Sử dụng Advanced Filter
Nếu
bạn tạo một danh sách Shift trong Microsoft Excel và muốn chọn tại dữ
liệu đó và copy chúng tới bảng tính khác, hãy sử dụng lênh Advanced
Filter. Để bắt đầu sử dụng lệnh này, nhắp vào Filter trong menu Dat,
nhắp vào Advanced Filter và làm theo các chỉ dẫn.
Sử dụng hàm Sum + If để tính tổng dữ liệu Advanced Filter
Giả
sử bạn tạo một danh sách dữ liệu trong ô từ A1 đến A10 và muốn tính
tổng tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Để làm được
việc này, sử dụng theo dòng công thức dưới đây:
=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, A1:A10,0),0))
Để
chắc chắn bạn nhập công thức như là một dãy, bạn hãy ấn Ctrl- Shift-
Enter. Sau đó bạn sẽ nhìn thấy dấu ngoặc {} trong công thức. Nhưng
không được ấn Enter khi đang gõ công thức.
Sử dụng hàm Sum + If để đếm dữ liệu
Bạn
đã có một danh sách dữ liệu trong các ô A1: A10, và muốn đếm tất cả
các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Bạn sử dụng công thức sau:
=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, 1,0),0))
Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau
Bằng
cách nhắp đúp chuột vào góc phải dưới của một ô để làm xuất hiện con
trỏ hình dấu cộng sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các
ô tiếp theo của cột. Ví dụ, nếu bạn gõ dữ liệu trong các ô A1: A20, gõ
một công thức hay text vào trong ô B1. Nhắp hai lần chuột vào góc dưới
của ô B1. Microsoft Excel sẽ điền dữ liệu xuống phía dưới cột từ ô B1
tới ô B20.
Sắp xếp một danh sách đẵ được lọc
Để
sắp xếp một danh sách đã được lọc, chọn Data Sort, và chọn cột thích
hợp từ hộp điều khiển Sort by. Đặc biệt bạn cần lưu ý là sắp xếp theo
thứ tự tăng dần (Ascending) và giảm dần (Descending) và nhắp vào OK.
Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành
Nếu
bạn sử dụng AutoFilter để lọc các bản ghi, bạn đã kết thúc việc hiển
thị các record đó, nhưng sau đó bạn lại muốn xem lại tất cả các bản ghi
của bạn một lần nữa. Để nhận được các bản ghi đó, đơn giản bạn
chọn All từ danh sách thả xuống của bộ lọc hiện tại. Nếu bạn muốn tắt
chức năng AutoFilter, chọn Data Filter và xoá chọn trong AutoFilter.
Làm vừa dữ liệu trong một trang
Excel
đã rất “cố gắng” để đưa thật nhiều dữ liệu cho vừa một trang, nhưng
bạn có thể giảm bớt hay làm tăng thêm cho các dữ liệu bảng tính của bạn
bằng cách thay đổi lựa chọn Adjust To % Normal Size. Hay bạn có thể sử
dụng lựa chọn Fit To Pages để nén dữ liệu cho đầy số trang riêng biệt.
Đơn giản, bạn chọn File Page Setup và thử nghiệm với hai lựa chọn đó
bằng cách thay đổi các thiết đặt của chúng. Cuối cùng, nhắp vào
nút Print Preview để xem kết quả.
Hiển thị các ô hay dùng
Để
tìm ra bất cứ ô nào mà bạn hay dùng, chọn Auditing từ menu Tools và
chọn Show Auditing Toolbar. Nhắp vào một ô cùng với một công thức, khi
đó chọn Trace Precedents (nút đầu tiên trên thanh công cụ Auditing), và
đưa mũi tên tới các ô mà bạn đã sử dụng để tính toán các giá trị
của riêng ô đó, lúc này hình mũi tên màu xanh sẽ xuất hiện có liên kết
từ các ô dữ liệu tới ô kết quả. Để xoá các mũi tên, nhắp vào nút Remove
All Arrows.
Tìm nhanh các ô có chứa công thức
Để
tìm ra nơi các ô chứa công thức một cách nhanh chóng trong bảng tính,
chọn Go To từ menu Edit. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn
Special Formulas, và nhắp vào OK. Khi đó, mỗi ô có chứa một công thức
sẽ được lựa chọn.
Đánh dấu vào Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ô có công thức.
Bổ sung Shift nền web vào bảng tính
Để
bổ sung dữ liệu “sống” từ các bảng tính nền web tới bảng tính hiện tại
của bạn: mở bảng tính Web, gõ URL vào trong hộp thoại File Open sau đó
chọn và copy các ô bạn muốn. Trong bảng tính của ban, chọn
Paste Special từ menu Edit và nhắp vào nút Paste Link.
Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức
Để
sử dụng các tham chiếu ô cùng với nhăn text trong một công thức, bạn
chỉ việc gõ một ký hiệu (& ở giữa tham chiếu và text. Ví dụ,
để hiển thị dòng dữ liệu là “25 Departments”, gõ (=A1 &
“Departments”), trong đó A1 chứa số 25.
Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút ?
Bạn
muốn chạy macro hay hàm chỉ bằng một thao tác nhắp vào một nút? Bằng
cách gán một hàm hay một macro tới một nút tuỳ biến bạn có thể
thực hiện rất nhanh chóng mà không phải chọn ToolsMacro. Để ấn định
một macro tới một nút, chọn View Toolbars Customize. Nhắp vào tab
Commands và chọn Macros trong điều khiển Categories. K