THỦA THUẬT EXCEL

Khi dùng hình ảnh làm nền cho sơ đồ trong Excel đôi khi bạn
nhận thấy hình ảnh này trông rất xấu. Làm sao có thể cải thiện để nó đẹp
hơn?

* Làm đẹp hình ảnh nền

Nguyên nhân là vì Excel chưa làm gì để điều chỉnh sơ đồ có hình ảnh.
Hãy nạp Excel và nhập số liệu vào. Chọn số liệu này rồi nhấn
Insert.Chart. Khi khung hội thoại Chart Wizard xuất hiện, nhấn Finish.
Nhấn phím phải vào vùng sơ đồ rồi chọn Format Chart Area. Nhấn Fill
Effects trong khung hội thoại vừa xuất hiện rồi nhấn tiếp mục Pictures
trong khung hội thoại Fill Effects. Bây giờ nhấn Select Pictures rồi
nhấn đúp chuột vào hình ảnh bạn muốn dùng làm nền cho sơ đồ.

Trở về khung hội thoại Fill Effects, nhấn OK và OK lần nữa trong
khung hội thoại Format Chart Area. Cuối cùng, dùng chuột điều chỉnh
kích thước sơ đồ để hình ảnh được đẹp hơn.

* Hàm Proper trong Excel hoạt động như thế nào?

Tôi thử dùng hàm PROPER của Excel và nghĩ rằng nó bị lỗi. Ví dụ, tôi
nhập vào ô A1 nội dung THử DùNG HàM PROPER rồi nhập vào ô A2
=proper(A1). Tôi muốn có kết quả trong ô A2 là “Thử dùng hàm proper”
nhưng kết quả lại là Thử Dùng Hàm Proper. Đây có phải là lỗi không?

Không. Hàm Proper có chức năng chuyển ký tự đầu tiên của một từ
thành chữ hoa và chuyển những ký tự còn lại thành chữ thường. Vì thế
kết quả trên là thích hợp.

* Tìm kiếm trong Excel

Chắc bạn đã biết cách dùng nhiều lần khung hội thoại Find trong Word
nhưng chưa bao giờ nghĩ đến việc dùng khung hội thoại này trong Excel.
Khung hội thoại Find trong Word và Excel có phần khác nhau. Giả sử bạn
cần tìm tất cả các hàm SUM xuất hiện trong bảng tính. Chọn Edit.Find
(hoặc nhấn <Ctrl>-F). Gõ SUM vào khung hội thoại Find rồi bỏ chọn
mục “Find entire cells only”. Nhấn Find Next để tiếp tục.

Lưu ý rằng bạn có thể tìm theo cột, theo dòng. Khi lệnh Find tìm thấy chuỗi ký tự cần tìm, nó chọn ô chứa chuỗi ký tự đó.
Nếu cần tìm một chuỗi cụ thể ví dụ như =SUM(A1:A5), bạn có thể dùng
khung hội thoại Find để tìm theo công thức hoặc giá trị bằng cách chọn
Formulas hay Values trong khung Look in.

* Vẽ hình trùng với đường kẻ ô trong Excel

Chức năng AutoShapes của Excel giúp bạn xếp những hình bạn vẽ trùng
với những đường kẻ ô trong bảng tính. Cách dễ nhất để thực hiện điều
này là giữ phím <Alt> trong khi vẽ.

Muốn thử chức năng này, chạy Excel rồi mở một bảng tính mới. Nếu
chưa thấy công cụ Drawing trên màn hình, chọn View.Toolbars. Drawing.
Khi đã có công cụ Drawing, nhấn vào hình tượng hình chữ nhật (giả sử
bạn muốn vẽ một hình chữ nhật).

Bây giờ giữ phím <Alt> trong khi kéo chuột để vẽ một hình chữ
nhật. Bạn sẽ thấy các cạnh của hình chữ nhật trùng với các đường kẻ ô
trong bảng tính.

* Vẽ hình vuông và bầu dục nằm trong cell

Khi sử dụng chức năng vẽ hình vuông và bầu dục trên thanh công cụ
Draw, hình vẽ sẽ không nằm trên bất cứ một vùng cell nào trên bảng
tính. Để hình vẽ nằm trong cell, khi vẽ bạn nhấn giữ phím Alt, hình vẽ
sẽ đi theo từng cell khi bạn rê chuột.

* Sao chép Formula

Khi bạn sử dụng công thức tính toán nào đó trong một cell bên trên
và lại muốn sao chép tiếp xuống cell bên dưới thì bạn chỉ cần nhấn tổ
hợp phím Ctrl – D để thực hiện

* Hiển thị thời gian hiện hành

Nếu muốn hiển thị thời gian hiện hành lên một cell nào đó thì bạn có
thể sử dụng công thức tính là Now() – Today(). Nếu bạn muốn hiển thị
thời gian trong một cell nào đó cùng với dòng thông báo là “Bây giờ là :
” thì bạn nhập vào cell như sau : =”Bây giờ là : ” &TEXT( NOW ( )
,”h:mm AM/PM”)

* Các tham số giả lập trong Excel

Bạn cảm thấy khó khăn khi phải nhớ tất cả cú pháp của các hàm trong
Excel? Để không phải nhớ bạn có thể chọn Insert/Function, chọn một hàm
và điền tham số vào khung hội thoại. Muốn mọi việc nhanh hơn, gõ tên
hàm rồi nhấn CTRL + A để dán các tham số giả lập vào. Ví dụ: nếu gõ
“=PMT” vào một ô rồi nhấn CTRL + A, bạn sẽ có công thức
=PMT(rate,nper,pv,fv,type). Thay thế các hàm giả lập bằng tham số thực
tế sau đó thực hiện hàm.

* Tập lái máy bay với Excel 97

Nếu bạn quá mệt mỏi khi phải làm việc với các bảng tính Excel97, và
những con số khô khan luôn làm bạn nhức đầu, tại sao không thử thư giản
bằng cách sau đây: 1/Mở một file trong Excel97; 2/ Nhấn phím F5 (để
bật hộp thoại Goto lên); 3/Nhập vào “X97:L97″ vào trong khung Reference
và nhấn OK; 4/ Nhấn phím TAB một lần. (lúc này bạn phải ở ô M97); 5/
Giữ CTRL-SHIFT, tay kia dùng chuột nhấn vào nút Chart Wizard trên thanh
công cụ (nút có vẽ hình một biểu đồ có màu xanh vàng đỏ).Bạn sẽ thấy
một chương trình mô phỏng tập lái máy bay với màu sắc tương đối đẹp của
Excel97 sẽ được chạy ở chế độ toàn màn hình. Có thể dùng chuột hoặc
các phím mũi tên để điều khiển. Hãy thư giãn và khám phá thế giới bay
của Excel97. Nếu không muốn bay nữa bạn nhấn phím ESC.

* Đổi giá trị mà không cần dùng công thức

Bạn phải thường xuyên cập nhật bản giá bằng bảng tính Excel. Đôi
lúc, bạn cần tăng một nhóm các giá trị lên số phần trăm nhất định nào
đó, bạn sẽ tạo công thức rồi dùng lệnh Edit/Paste Special để thay giá
trị ban đầu bằng kết quả mới tính toán và cuối cùng, bạn phải xóa công
thức đó đi. Giải pháp sau có thể giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời
gian. Giả sử bạn muốn tăng 5% cho các giá trị trong vùng A2:A100. Hãy
thực hiện các bước sau:

1. Nhập 1,05 vào một ô trống bất kỳ và chọn Edit/Copy.

2. Chọn vùng bạn muốn sửa đổi (ở đây là A2:A100).

3. Chọn Edit/Paste Special.

4. Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Multiply rồi nhấn OK.

5. Xóa giá trị đã nhập vào ở bước 1 vì không đến cần nó nữa.

Thao tác này đã nhân các giá trị trong vùng được chọn lên 1,05 lần, tương đương với việc tăng lên 5%.

* Nhân bản giá trị trong danh sách Excel

Bạn có thường thấy một danh sách trong đó mỗi giá trị ở cột A có
nhiều giá trị tương ứng ở cột B như ví dụ trong hình 1 không? Khi sắp
xếp danh sách theo tên, những ô trống sẽ không thể biết được ai đã bán
hàng trong tháng Hai và Ba.

Nếu danh sách nhỏ, bạn có thể nhập vào những tên bị thiếu. Nhưng nếu
cơ sở dữ liệu quá lớn, hãy thực hiện cách sau để điền tên vào những ô
còn trống:

1. Chọn vùng có dữ liệu cần điền giá trị (trong ví dụ này là A3:A14).

2. Nhấn <F5> để mở khung hội thoại Go To.

3. Vào khung hội thoại Go To, nhấn Special.

4. Chọn Blanks.

5. Gõ = và địa chỉ của ô đầu tiên trong cột A (trong trường hợp này là =A3) rồi nhấn <Ctrl>-<Enter>.

6. Chọn lại vùng dữ liệu này và chọn lệnh Edit.Copy. Sau đó chọn Edit.Paste Special, chọn Values rồi nhấn OK.

* Chia sẻ shortcut

Giả sử bạn đã thiết đặt khoảng 200 chữ viết tắt (shortcut) thể hiện
cho các sản phẩm và dịch vụ mà công ty bạn cung cấp trong AutoCorrect
của Excel. Có cách nào tốt nhất để chuyển những shortcut này vào các
máy khác để đồng nghiệp của bạn có thể cùng sử dụng.

AutoCorrect, có từ Excel 95, có thể sửa những lỗi chính tả thông
dụng một cách nhanh chóng. Nhiều người dùng Excel đã khám phá được rằng
bạn có thể gán “shortcut tốc ký” cho một chuỗi ký tự dài hơn. Ví dụ,
bạn có thể định nghĩa “awc” như một shortcut AutoCorrect của
“Amalgamated Widget Corporation of America”. Khi gõ awc vào một ô,
Excel sẽ thay thế bằng chuỗi ký tự tương ứng. Bạn có thể định nghĩa và
quản lý shortcut bằng cách dùng lệnh Tools.AutoCorrect.

Excel và mọi ứng dụng Microsoft Office khác lưu các shortcut
AutoCorrect trong một file *.acl trong folder Windows (tên file có thể
khác nhau). Do đó, khi thực hiện một thay đổi nào đó trong Excel, nó
cũng được phản ánh trong Word. Tuy nhiên, không có công cụ nào sửa được
file nhị phân *.acl và việc chuyển một file như thế từ máy này sang
máy khác sẽ không có tác dụng gì. Giải pháp là dùng macro VBA để tạo
các shortcut.

Khởi động Excel bằng một bảng tính mới, sau đó nhập các shortcut và
chuỗi ký tự tương ứng vào cột A và B. Nhập bao nhiêu thì tùy bạn nhưng
giữa các dòng đừng để dòng nào trống (hình 2). Lưu và đặt tên cho bảng
tính này.

Với Excel 97, chọn Tools.Macro. Macros để hiển thị khung hội thoại
Macros. Gõ Create-Shortcuts trong mục Macro Name rồi nhấn Create.

Sau đó, nhập macro sau vào VBA, nhấn <Alt>-<F11> để trở
về Excel. (Lưu ý rằng với các version Excel cũ, bạn phải chọn

Insert.Module để thêm một module VBA).
Sub CreateShortcuts()
ItemCount=Application._
CountA(Range(“Sheet1!A:A”))
For Row=1 To ItemCount
ShortText=Cells(Row,1)
LongText=Cells(Row,2)
Application.AutoCorrect._
AddReplacement ShortText, LongText
Next Row
End Sub

Lưu bảng tính và chép cho các đồng nghiệp của bạn. Muốn bổ sung
shortcut cho AutoCorrect, mở bảng tính, chọn Tools.Macro.Macros rồi thi
hành macro CreateShortcuts. Nên nhớ rằng những macro nào trùng tên sẽ
bị ghi chồng mà không có nhắc nhở gì cả