GIẢI QUYẾT MỘT SỐ VƯỚNG MẮC EXCEL

Để giúp các bạn khai thác các tính năng ưu việt trong công tác
xử lý bảng tính đối với phần mềm Microsoft Excel, xin giới thiệu một số
thủ thuật được coi là hay nhất của phần mềm này:

Hiển thị đối số của các hàm
Để
xem đối số trong một công thức, hãy nhấn Ctrl- Shift- A. Ví dụ, nếu
bạn gõ =RATE và nhấn Ctrl- Shift -A, bạn có thể nhìn thấy tất cả các
đối số cho hàm này (ví dụ =RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess)).

Nếu bạn muốn biết chi tiết hơn, gõ theo: =RATE

Và nhấn Ctrl+A để hiển thị theo Function Wizard.

Tham chiếu các hàm

Để tham
chiếu các hàm ứng dụng trong Excel, bạn hãy giữ phím Shift-F3, Excel
sẽ đưa ra hộp thoại chứa tất cả các hàm ứng dụng và hướng dẫn các cú
pháp cụ thể cho từng hàm khi bạn di chuyển con trỏ điểm sáng đến
hàm muốn tham chiếu. Đây cũng là cách nhập công thức nhanh mà không cần
gõ toàn bộ cú pháp.

Dùng F9 để tính tạm thời

Nếu bạn
tạo một bản tính có chứa công thức quá dài nên không thể biết ngay kết
quả, bạn có thể kéo con trỏ để chọn một phần của công thức trong thanh
công thức, và ấn phím F9. Lập tức, kết quả của một công thức con trong
dãy công thức của bạn sẽ hiện trên màn hình. Quan trọng hơn, là bạn
không được ấn Enter, một phần của công thức đó sẽ bị mất, nên để chắc
chắn bạn phải ấn phím ESC. Tuy nhiên nếu bạn nhỡ ấn Enter, thì hãy thử
ấn tổ hợp phím Ctrl- Z để phục hồi lại các thay đổi.

Liên kết text box tới dữ liệu trong ô

Bạn có
thể liên kết một text box tới dữ liệu trong một ô của bản tính
bằng cách tạo ra một text box và liên kết công thức trả lại kết quả của
ô đó tới text box.

1. Nhắp vào biểu tượng tạo một text box trên thanh công cụ Drawing. Nhắp vào bảng tính và kéo con trỏ để tạo một text box.

2. Đưa
con trỏ tới thanh công thức, gõ công thức đã cho kết quả tới ô
cần liên kết vào text box. (Ví du: trong ô A1 bạn có số liệu là 2.
Trên thanh công thức, ban gõ =A1). Và ấn Enter.

3. Text hay số
liệu bạn gõ trong ô đã liên kết (ví dụ A1) sẽ xuất hiện trong text box.
Trong ví dụ trên thì text box sẽ có giá trị ở trong là 2.

Bạn có thể di chuyển text box tới một vài bản tính khác trong tập bảng tính nếu bạn muốn.

Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô

Bạn có
thể copy một dãy ô và dán nhanh chúng như một hình ảnh trong một
bản tính. Đây cũng là một cách tinh xảo để dễ dàng nhìn thấy ô nào đó
tại một vài nơi trong bảng tính của bạn. Bạn có thể sử dụng phương pháp
này để in các ô trong một trang. Khi các ô liên kết thay đổi thì các
định dạng này cũng được áp dụng cho các ô được liên kết. Để tạo một
hình ảnh được liên kết, bạn theo các bước:

1. Chọn các ô có chứa dữ liệu gốc.

2. Nhắp vào Copy trên menu Edit.

3. Chọn ô mà bạn muốn dán hình ảnh vừa chọn xuất hiện.

4. Trong khi giữ phím Shift, nhắp vào Paste Picture Link trên menu Edit. Kết quả sẽ cho nhanh chóng.

Sử dụng Advanced Filter

Nếu bạn
tạo một danh sách Shift trong Microsoft Excel và muốn chọn tại dữ liệu
đó và copy chúng tới bảng tính khác, hãy sử dụng lênh Advanced Filter.
Để bắt đầu sử dụng lệnh này, nhắp vào Filter trong menu Dat, nhắp vào
Advanced Filter và làm theo các chỉ dẫn.

Sử dụng hàm Sum + If để tính tổng dữ liệu Advanced Filter

Giả sử
bạn tạo một danh sách dữ liệu trong ô từ A1 đến A10 và muốn tính tổng
tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Để làm được việc này, sử
dụng theo dòng công thức dưới đây:

=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, A1:A10,0),0))

Để chắc
chắn bạn nhập công thức như là một dãy, bạn hãy ấn Ctrl- Shift- Enter.
Sau đó bạn sẽ nhìn thấy dấu ngoặc {} trong công thức. Nhưng không được
ấn Enter khi đang gõ công thức.

Sử dụng hàm Sum + If để đếm dữ liệu

Bạn đã
có một danh sách dữ liệu trong các ô A1: A10, và muốn đếm tất cả
các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Bạn sử dụng công thức sau:

=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, 1,0),0))

Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau

Bằng cách
nhắp đúp chuột vào góc phải dưới của một ô để làm xuất hiện con trỏ
hình dấu cộng sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các
ô tiếp theo của cột. Ví dụ, nếu bạn gõ dữ liệu trong các ô A1: A20,
gõ một công thức hay text vào trong ô B1. Nhắp hai lần chuột vào góc
dưới của ô B1. Microsoft Excel sẽ điền dữ liệu xuống phía dưới cột từ ô
B1 tới ô B20.

Sắp xếp một danh sách đẵ được lọc

Để sắp
xếp một danh sách đã được lọc, chọn Data\ Sort, và chọn cột thích hợp
từ hộp điều khiển Sort by. Đặc biệt bạn cần lưu ý là sắp xếp theo thứ
tự tăng dần (Ascending) và giảm dần (Descending) và nhắp vào OK.

Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành

Nếu bạn
sử dụng AutoFilter để lọc các bản ghi, bạn đã kết thúc việc hiển thị
các record đó, nhưng sau đó bạn lại muốn xem lại tất cả các bản ghi của
bạn một lần nữa. Để nhận được các bản ghi đó, đơn giản bạn chọn All từ
danh sách thả xuống của bộ lọc hiện tại. Nếu bạn muốn tắt chức
năng AutoFilter, chọn Data\ Filter và xoá chọn trong AutoFilter.

Làm vừa dữ liệu trong một trang

Excel đã
rất "cố gắng" để đưa thật nhiều dữ liệu cho vừa một trang, nhưng
bạn có thể giảm bớt hay làm tăng thêm cho các dữ liệu bảng tính của
bạn bằng cách thay đổi lựa chọn Adjust To % Normal Size. Hay bạn có thể
sử dụng lựa chọn Fit To Pages để nén dữ liệu cho đầy số trang riêng
biệt. Đơn giản, bạn chọn File\ Page Setup và thử nghiệm với hai lựa
chọn đó bằng cách thay đổi các thiết đặt của chúng. Cuối cùng, nhắp vào
nút Print Preview để xem kết quả.

Hiển thị các ô hay dùng

Để tìm
ra bất cứ ô nào mà bạn hay dùng, chọn Auditing từ menu Tools và chọn
Show Auditing Toolbar. Nhắp vào một ô cùng với một công thức, khi đó
chọn Trace Precedents (nút đầu tiên trên thanh công cụ Auditing),
và đưa mũi tên tới các ô mà bạn đã sử dụng để tính toán các giá trị
của riêng ô đó, lúc này hình mũi tên màu xanh sẽ xuất hiện có liên kết
từ các ô dữ liệu tới ô kết quả. Để xoá các mũi tên, nhắp vào nút Remove
All Arrows.

Tìm nhanh các ô có chứa công thức

Để tìm
ra nơi các ô chứa công thức một cách nhanh chóng trong bảng tính, chọn
Go To từ menu Edit. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn Special\ Formulas,
và nhắp vào OK. Khi đó, mỗi ô có chứa một công thức sẽ được lựa chọn.

Đánh dấu vào Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ô có công thức.

Bổ sung Shift nền web vào bảng tính

Để bổ
sung dữ liệu "sống" từ các bảng tính nền web tới bảng tính hiện
tại của bạn: mở bảng tính Web, gõ URL vào trong hộp thoại File Open sau
đó chọn và copy các ô bạn muốn. Trong bảng tính của ban, chọn Paste
Special từ menu Edit và nhắp vào nút Paste Link.

Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức

Để sử
dụng các tham chiếu ô cùng với nhăn text trong một công thức, bạn chỉ
việc gõ một ký hiệu (& ở giữa tham chiếu và text. Ví dụ, để
hiển thị dòng dữ liệu là "25 Departments", gõ (=A1 &
"Departments"), trong đó A1 chứa số 25.

Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút ?

Bạn muốn
chạy macro hay hàm chỉ bằng một thao tác nhắp vào một nút? Bằng cách
gán một hàm hay một macro tới một nút tuỳ biến bạn có thể thực hiện rất
nhanh chóng mà không phải chọn Tools\Macro. Để ấn định một macro tới
một nút, chọn View\ Toolbars\ Customize. Nhắp vào tab Commands và chọn
Macros trong điều khiển Categories. K